Kommunen henger etter igjen igjen

I underkant av tusen brev og notater lå tidlig denne uka i kø for å bli logget i arkivet i rådhuset i Stjørdal kommune.

Staben i rådhuset i Stjørdal jobber på spreng for å ta igjen journalføringen av post som kommunen har sendt ut. Foto: Jan Erik SundøyFoto: Foto: Jan Erik Sundøy

Nyheter

På kommunens offisielle postliste som er tilgjengelig på nett, registreres det nå dokumenter som er så gamle som 2008. De fleste dokumentene er fra perioden 2014 og 2015.

Sakene handler om alt fra kommunale pålegg, til huseiere om å klippe hekkene sine ut mot gata til bekymringsmeldinger til barnevernet, søknader om skjenkebevilling, byggesøknader og reguleringsplaner, for å nevne noe.

Fikk sterk kritikk

For to år siden pådro Stjørdal kommune seg sterk kritikk fra statsarkivaren fordi dokumenter ikke ble registrert fortløpende slik loven krever. Da lå 10.000 dokumenter i kø for å bli journalført.

Statsarkivaren gjennomførte tilsyn og ga flere pålegg om å rette opp mangler i kommunens rutiner for arkivering.

–Alle sakene som ligger i kø nå, er ferdig behandlet og alle dokumentene er sendt ut til de det gjelder. Dokumentene har bare ikke blitt registrert i kommunen sitt arkivsystem, sier organisasjonssjef Kari Linseth Øfsti.

Hun er konstituert som enhetsleder for arkiv og servicetorg i rådhuset. Øfsti forklarer etterslepet med stram bemanning. All post som kommer inn til Stjørdal kommune, blir registrert fortløpende.

Ligger etter

Det er registrering av interne dokumenter og utgående saker fra saksbehandlerne i rådhuset kommunen er på etterskudd med.

–Tar Stjørdal kommune jornalplikten på alvor?

–Det gjør vi. Vi jobber nå på spreng med å komme ajour og har satt på flere medarbeidere for å få jobben unna i sommer, sier Øfsti.

Hun regner med at registreringen av dokumenter på postlista i Stjørdal, vil være ajour i løpet av en ukes tid.

Samtidig erkjenner organisasjonssjefen at det handler om mannskap og ressurer i arkivet.

Budsjettinnsparinger

Stjørdalens Blad kunne like før jul 2016 avsløre at Stjørdal kommune hadde et etterslep på arkivering av ti tusen dokumenter.

Dermed fungerte heller ikke kommunens offisielle postliste som legges ut på internett. Årsaken til opphopningen av dokumenter var budsjettinnsparinger og et komplisert datasystem.

Statsarkivar Astrid Løvlien ved statsarkivet i Trondheim karakteriserte da overfor bladet etterslepet i Stjørdal som lite tilfredsstillende.

Gjennomførte tilsyn

Statsarkivet varslet da at de ville gjennomføre tilsyn overfor Stjørdal kommune.

Like før jul i 2014 satte rådmannen på ekstra mannskapsressurser i arkivet for å ta igjen etterslepet. I løpet av sommermånedene 2015 kunne Stjørdal kommune melde at arkivet var ajour.

Folk fratatt innsynsmulighet

–Skikkelig arkivering og ajourføring av kommunens postliste er det viktigste redskapet publikum har for å kunne orientere seg om det som forvaltningen i kommunen jobber med, sa statsarkivar Astrid Løvlien til Bladet i 2015.

Når arkiveringen svikter, får heller ikke publikum og presse det innsynet som loven foreskriver at innbyggerne i kommunen skal ha.

Korrekt og fortløpende arkivering blir ansett for å være en veldig viktig del av demokratiet.